Puis-je vous emprunter un stylo pour signer ? Avec l’essor du numérique, cette phrase expression peut tomber en désuétude. La signature électronique est de plus en plus courante et permet, en plus de son aspect pratique, de garantir l’identité du signataire du document.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

 

Attention aux idées reçues : la signature électronique n’est pas qu’un seul scan ou une photographie de la signature manuscrite !

La signature électronique correspond à un nombre ou une suite de nombres associés à un fichier et à la personne à l’origine de la signature. C’est un processus sécurisé notamment par la cryptologie. Contrairement à une signature manuscrite, la signature électronique permet de garantir parfaitement l’identité du signataire. Avec ses codes et ses cryptages, elle n’est pas nécessairement visible sur le document.

 

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

 

Il existe plusieurs avantages à la signature électronique :

  • La signature est lisible, et ainsi il n’y pas de doute possible sur l’identité du signataire. Cela évite d’avoir des paraphes plus ou moins lisibles sur le document.
  • Plus besoin d’archivage papier : tous les documents peuvent être conservés au format numérique.
  • Le document peut être envoyé par mail. Cela permet d’économiser du papier, car vous n’aurez plus besoin d’imprimer un document pour le signer.
  • L’intégrité du document est garantie : plus de risque de tâches de café ou de page manquante !

La signature électronique permet enfin de gagner un temps considérable. Les signataires du document n’ont en effet plus besoin de se déplacer pour signer.

 

Comment la signature électronique est-elle juridiquement encadrée ?

 

Le procédé de la signature électronique est encadré en droit français et en droit européen. Au niveau européen, le règlement européen eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) du 23 juillet 2013 définit la signature électronique et pose les principes fondateurs qui l’encadrent.

En France, la signature électronique est reconnue depuis les années 2000. Sa force probante est prévue par les articles 1366 et 1367 du code civil, sous réserve de l’usage d’un procédé fiable d’identification du signataire.

La signature électronique ne peut pas être contestée en raison de son format devant les tribunaux. Elle possède la même valeur qu’une signature manuscrite. Le règlement eIDAS prévoit 3 niveaux de fiabilité pour la signature électronique : simple, avancée et qualifiée.

La signature électronique simple assure l’intégrité du document grâce à un fichier de preuves. La signature avancée comprend aussi un fichier de preuves et est assortie d’un certificat digital. Enfin, la signature qualifiée requiert une vérification visuelle du signataire et un système de signature certifié SSCD.

Seule la signature électronique qualifiée dispose d’une présomption de fiabilité. La signature est alors présumée fiable et c’est à celui qui conteste la validité de la signature d’en rapporter la preuve.

Pour que la signature soit présumée fiable, il faut respecter 3 conditions :

  • La signature électronique doit être sécurisée ;
  • Elle doit être créée par un dispositif sécurisé de création de signature, certifié conforme ;
  • Elle doit être vérifiée par utilisation d'un certificat électronique qualifié.

 

Comment mettre en place un système de signature électronique dans votre entreprise ?

 

Afin d’être sûr de mettre en place un système de signature électronique fiable, vous devez faire appel à un prestataire de services de confiance agréé. L’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) a mis en place une liste des prestataires de Confiance français agréés. Ces prestataires sont garantis de fournir des procédés de signature conformes à la loi.

La signature électronique peut être utilisée pour différents documents : conditions générales de vente, devis, factures, contrats, ou encore bulletins de paie. Alors n’hésitez plus !